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Productivité : 7 lois pour mieux gérer son temps

Fini les vacances et le farniente : la rentrée arrive à grand pas, et avec elle notre course contre le temps. Dans les prochains jours, beaucoup d’entre nous aurons à nouveau ce sentiment de devoir faire toujours plus. Pour conjurer le sort et démarrer votre reprise avec sérénité, appliquez dès maintenant quelques-unes des lois de la productivité !

Découvrez ici 7 lois pour une bonne gestion du temps, avec des clés d’auto-coaching pour gagner en efficacité et en sérénité.

1. La loi de Pareto, ou le ratio 80/20

C’est certainement « THE » loi de productivité par excellence. S’il n’y en avait qu’une à mettre en œuvre, c’est bien celle-ci !

80% de nos résultats sont le produit de 20% de nos actions.
Cette loi des 80/20 s’applique, au-delà de la productivité, à de nombreux autres domaines.
 En vente par exemple, la loi de Pareto dit que 20% de nos clients génèrent 80% de notre chiffre d’affaires.

La loi de Pareto appliquée au travail

Cette loi nous invite à nous concentrer sur l’essentiel, sur ces 20% de choses qui génèrent 80% de valeur.
Appliquer cette loi au quotidien, c’est :

  • Lister toutes vos tâches.
  • Identifier les 20% de tâches qui génèrent 80% de valeur ajoutée.
  • Se concentrer sur ces 20% en les priorisant sur la journée, la semaine, le mois…
  • Se simplifier la vie, déléguer ou éliminer ce qui reste.

2. La loi de parkinson

Plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prendre du temps.
Si vous prevoyez dans votre agenda un timing de 2 heures pour réaliser une mission, vous la finirez en 2 heures, ni plus, ni moins.
Ça vous arrive aussi : parfois on a un projet à rendre avec un temps relativement long pour le réaliser. Et même qu’on se dit dans ces cas-là : « Large, je finirai certainement avant ! ». Or en étant en tant soit peu honnête, on ne le rend jamais avant ce projet ! On nous donne un délai, et même si objectivement nous aurions pu nous organiser pour le finir plus tôt, on le rend toujours juste dans les délais impartis !

La loi de parkinson appliquée au travail

Il est important de toujours se fixer des délais et des deadlines, en prenant garde à ce que ces délais soient réalistes et réalisables.

3. La loi de hofstader

Les choses prennent plus de temps que prévu.
Avouez : il nous est quasiment impossible de prévoir vraiment combine de temps prendra une tâche. La plupart du temps, nous sous-estimons le temps nécessaire.

La loi de HoFSTADER appliquée au travail

Pour appliquer cette loi au quotidien, rien de plus simple : prévoyez toujours une bonne marge de manoeuvre dans sa planification !

En ce qui me concerne, je prévois en général 20 à 30% de temps supplémentaires par rapport à mon estimation initiale. C’est ce que j’appelle le temps des « imprévus » : il y a toujours quelque chose qui vient se rajouter, quelque chose qu’on n’avait pas anticipé, un appel urgent qu’on doit absolument traiter sur le temps dédié à la gestion du projet, un problème ou même une commande client qu’il serait dommage de faire attendre … bref, un imprévu est toujours possible. Alors il vaut mieux l’anticiper en termes de timing. Et si vraiment rien n’arrive : vous aurez gagné 30% de temps libre ! Pas mal, non ?

4. La loi de Laborit

Le comportement humain nous pousse à faire en premier ce qui nous fait plaisir.
On peut dire que c’est la loi du moindre effort. Notre cerveau est conçu pour rechercher la satisfaction sur du court terme : vous savez, cette fâcheuse tendance qu’on a parfois à procrastiner …

Je ne sais pas vous, mais moi je préfère largement passer mon temps à lire un article ou discuter avec une amie plutôt que de faire mes impôts (je peux toujours les faire demain, tant que je suis dans les délais … selon la loi de Parkinson !).

La loi de LAborit appliquée au travail

Commencez toujours la journée par la tâche ou le projet le plus difficile, celui qui vous inspire le moins ! Nous sommes généralement plus efficace en début de journée, donc autant commencer par une tâche difficile en premier. Ensuite, vous pouvez passer aux autres tâches qui vous font plaisir. 

5. La loi de carlson

Faire un travail sans interruption prend moins de temps et d’énergie que de le faire en plusieurs fois.
Cela nous semble à priori évident, mais dans les faits, ce n’est pas forcément ce que nous faisons

Tout à l’heure je vous parlais des imprévus … Nous sommes constamment dans notre travail : les notifications, les mails, les appels ou sms, les collègues qui rentrent dans le bureau sans se poser la question s’ils nous dérangent ou pas, nos collaborateurs qui ont des questions alors que nous sommes concentrés sur un projet majeur … Et les recherches nous prouvent qu’il nous faut jusqu’à 25 minutes pour nous re-concentrer sur ce qu’on était entrain de faire avant une interruption. 

La loi de Carlson appliquée au travail

Voyons comment rester focus pour gagner en efficacité : 

  • Regroupez des tâches similaires et traitez-les en bloc-temps, pour gagner en efficacité.
  • Fermez votre application mail lorsque vous démarrez votre tâche.
  • Traiter ses mails deux fois dans la journée, et seulement à ces moments là.
  • Couper ses notifications (réseaux sociaux, mails, téléphone) quand tu es en mode focus.
  • Ou passer votre téléphone en mode silencieux et posez le face sur le bureau lorsque vous êtes concentré sur votre activité.
  • Créer des moments de disponibilité pour les autres : indiquez clairement sur votre agenda si il est partagé et à quel moment vous êtes disponible.
6. La loi de murphy

S’il y a une possibilité pour que quelque chose échoue, alors ça échouera.
On l’appelle aussi la loi de l’emmerdement maximal … Pour Murphy, rien ne se passe jamais comme prévu, il y a toujours un imprévu. Ça vous est déjà arrivé : l’ordinateur qui plante juste au moment d’envoyer un mail hyper important, le vidéo projecteur qui plante lorsque vous présentez un projet stratégique en réunion de direction, le réveil qui ne sonne pas alors que vous avez un avion très tôt … vous en voulez encore ?

La loi de Murphy appliquée au travail

Prévoir toujours un plan B !
Cela sous-entend aussi, comme pour la loi de Hofstader, de toujours prévoir 30% de temps pour gérer les aléas et les imprévus, car il est impossible que notre journée soit planifiée au millimètre.

7. La loi d’ILLICH

Au delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative. 
C’est assez logique : on ne peut pas être productif non-stop, nous ne sommes pas des machines. 

Travailler trop longtemps sans faire de pause devient contre-productif, notre cerveau a besoin de « s’aérer », de faire des pauses pour retrouver de l’énergie.

La loi d’Illich appliquée au travail

Rythmez votre journée de travail avec des pauses régulières, même si vous êtes en télétravail ! 

En effet, si il est assez facile au bureau d’appeler un.e collègue pour une pause café, à la maison nous avons souvent tendance à rester scotchés devant l’écran toute la journée. Il est important, même en télétravail, d’accorder à notre esprit des moments d’évasions, même de quelques minutes mais réguliers. 

Par exemple, vous pouvez utiliser la technique Pomodoro : 

  • 25 minutes de travail focus
  • 5 minutes de pause
  • une grande pause de 15 minutes tous les 4 cycles.

Appliquées régulièrement, ces 7 lois de productivité impactent directement votre efficacité au travail. Maintenant, c’est à vous : laquelle avez-vous envie de mettre en oeuvre en priorité ?

 

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